Política del Sistema Interno de Información

Objeto y finalidad

La presente Política regula el Sistema Interno de Información (en adelante, el “Sistema” o el “Canal Interno de Información”) de ISOLUTIONS FANTASTIC PEOPLE, S.L. (en adelante, “la Empresa”), establecido en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley 2/2023”), que transpone al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1937.

El Sistema tiene por finalidad poner a disposición de las personas vinculadas a la Empresa un cauce seguro, confidencial y accesible para comunicar acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de las infracciones descritas en esta Política, garantizando en todo momento la protección de la persona informante frente a cualquier forma de represalia.

La Empresa manifiesta su compromiso firme con la cultura ética, la integridad, la transparencia y el cumplimiento normativo, y considera el Canal Interno de Información una herramienta esencial para la detección temprana y la corrección de conductas irregulares.

Ámbito de aplicación

Personas que pueden informar

Podrán comunicar información a través del Sistema todas las personas físicas que, en un contexto laboral o profesional con la Empresa, hayan obtenido conocimiento de las infracciones objeto de esta Política. En particular:

Personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de su tipo de contrato y jornada.
Personal directivo, administradores y miembros del órgano de administración.
Personas trabajadoras autónomas y becarios o personas en formación, remuneradas o no.
Personas cuya relación laboral ya haya finalizado, así como candidatos durante los procesos de selección o negociación precontractual.
Contratistas, subcontratistas, proveedores y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión de ellos.
Personas que comuniquen o revelen información en el marco de una relación que pueda haber sido objeto de represalia.

La protección se extiende, cuando proceda, a los facilitadores, a las personas del entorno del informante que puedan sufrir represalias y a las personas jurídicas para las que trabaje o con las que mantenga relación la persona informante.

Qué puede comunicarse

A través del Sistema podrán comunicarse acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de:

Infracciones del Derecho de la Unión Europea en los ámbitos previstos en la Directiva (UE) 2019/1937.
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave conforme al ordenamiento jurídico español.
Infracciones que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública o para la Seguridad Social.
Vulneraciones del Código Ético, las políticas internas o los valores de la Empresa, tales como fraude, corrupción, conflictos de interés, acoso laboral o sexual, discriminación, irregularidades contables, incumplimientos en materia de seguridad y salud laboral o uso indebido de recursos.

Exclusiones

No se canalizarán a través de este Sistema las quejas o reclamaciones de carácter estrictamente personal o laboral que no guarden relación con las infracciones descritas anteriormente. Estas cuestiones deberán tramitarse a través de los canales habituales de Recursos Humanos. También quedan excluidas aquellas materias sometidas a normativa sectorial específica cuando esta resulte aplicable.

Principios rectores del Sistema

Confidencialidad. La identidad de la persona informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero mencionado, así como toda la información relacionada con la comunicación, tendrá carácter reservado.
Anonimato. El Sistema permite la presentación de comunicaciones anónimas.
Prohibición de represalias. Se prohíbe expresamente cualquier acto u omisión que constituya represalia o amenaza de represalia contra quien comunique información de buena fe.
Protección de datos. El tratamiento de datos personales se realizará conforme al RGPD y a la LOPDGDD.
Imparcialidad e independencia. El Sistema se gestionará con plena autonomía e independencia.
Accesibilidad. El Canal Interno de Información estará disponible de forma permanente.
Presunción de buena fe. Se presumirá que la persona informante actúa de buena fe.
Derecho de defensa. Se garantizará la presunción de inocencia, el honor y el derecho de defensa de las personas afectadas.

Canal Interno de Información

La Empresa ha implantado su Canal Interno de Información a través de la plataforma Factorial (Canal Seguro), que puede utilizarse a través del siguiente enlace:

Acceder al Canal Interno de Información

Esta solución tecnológica cumple con los requisitos de seguridad, cifrado y confidencialidad exigidos por la Ley 2/2023 y constituye el canal preferente para la presentación de comunicaciones.

Vías de comunicación disponibles

Plataforma online (preferente): disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Comunicación verbal o presencial: a solicitud de la persona informante, mediante reunión con la Responsable del Sistema en un plazo máximo de siete días.

Comunicaciones externas

La persona informante podrá optar por comunicar la información directamente ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, la Oficina Antifraude de Cataluña u otros organismos competentes, así como realizar una revelación pública en los términos previstos en la Ley 2/2023. La existencia del canal interno no limita este derecho.

Información solicitada

Al presentar una comunicación, se solicitará como mínimo:

Relación de la persona informante con la Empresa.
Tipo de conducta o irregularidad comunicada.
Descripción detallada de los hechos.

La persona informante decidirá libremente si facilita información identificativa o presenta la comunicación de forma anónima.

Tras el envío, el sistema generará un código de seguimiento único y una contraseña que permitirán consultar el estado de la comunicación, aportar información adicional y mantener comunicaciones seguras con la persona gestora del canal.

Responsable del Sistema y gestión externa

El órgano de administración de la Empresa ha designado como Responsable del Sistema Interno de Información a Anaïs Marine Jordy, HR Business Partner.

La gestión operativa del Canal se ha encomendado a ASSEMP BCN, S.L., que actúa como gestor externo del Canal Seguro de Factorial y desarrolla sus funciones bajo la supervisión y responsabilidad última de la Responsable del Sistema.

Entre otras funciones, corresponde a ASSEMP BCN, S.L.:

Recibir y tramitar las comunicaciones recibidas.
Acusar recibo en un plazo máximo de siete días naturales.
Mantener la comunicación con la persona informante.
Solicitar información adicional cuando resulte necesario.
Analizar la admisibilidad de las comunicaciones.
Garantizar la confidencialidad y el correcto registro de las actuaciones.
Dar respuesta a la persona informante en un plazo máximo de tres meses.
Remitir la información al Ministerio Fiscal cuando proceda.

El órgano de administración conserva la responsabilidad última del Sistema y la adopción de las medidas correctoras o disciplinarias derivadas de las investigaciones.

Confidencialidad y anonimato

La Empresa garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero mencionado en la comunicación.

Las comunicaciones anónimas serán admitidas y tramitadas con las mismas garantías que las nominativas.

El acceso a las comunicaciones queda restringido exclusivamente a las personas autorizadas para la gestión del Sistema.

Protección frente a represalias

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas y tentativas, contra las personas informantes que comuniquen información de buena fe.

Entre otros, se consideran represalias:

La suspensión, despido o extinción de la relación laboral.
La degradación o denegación de ascensos.
Las evaluaciones negativas injustificadas.
La intimidación, el acoso o el ostracismo.
La denegación de formación.
El daño reputacional o las pérdidas económicas.
La inclusión en listas negras.
La terminación anticipada de contratos.

Las personas informantes tendrán derecho a las medidas de protección previstas en la Ley 2/2023.

No gozarán de protección quienes comuniquen información a sabiendas de su falsedad.

Derechos de las personas afectadas

Las personas a las que se refieran los hechos comunicados tendrán derecho a:

La presunción de inocencia.
El derecho al honor.
El derecho de defensa.
La confidencialidad de su identidad.
Ser oídas durante la investigación cuando proceda.

La información a la persona afectada se facilitará en el momento oportuno para no comprometer la investigación.

Tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales derivados del Sistema se rige por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

Responsable del tratamiento: ISOLUTIONS FANTASTIC PEOPLE, S.L.
Encargados del tratamiento: ASSEMP BCN, S.L. y Factorial.
Finalidad: recepción, gestión e investigación de las comunicaciones.
Base jurídica: cumplimiento de una obligación legal derivada de la Ley 2/2023.
Conservación: los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para la tramitación de la comunicación y conforme a los plazos legalmente establecidos.

Régimen sancionador interno

El incumplimiento de la presente Política, la adopción de represalias o la comunicación de información a sabiendas de su falsedad podrán dar lugar a responsabilidades disciplinarias, civiles, administrativas o penales, de conformidad con la normativa aplicable y el Convenio colectivo estatal de empresas de consultoría, tecnologías de la información y estudios de mercado y de la opinión pública.

Difusión, comunicación y formación

La Empresa garantizará el conocimiento del Sistema Interno de Información mediante su difusión a través de los canales internos, acciones de comunicación y formación, así como mediante la publicación de información accesible para terceros cuando resulte procedente.

Aprobación, vigencia y revisión

La presente Política ha sido aprobada por el órgano de administración de ISOLUTIONS FANTASTIC PEOPLE, S.L. y entrará en vigor en la fecha de su aprobación.

La Política será revisada periódicamente y, en todo caso, cuando se produzcan cambios normativos, organizativos o tecnológicos que así lo aconsejen.